Jednym z najbardziej kluczowych obowiązków pracodawcy, wynikającym z artykułu 94 pkt 9a KP, jest prowadzenie dokumentacji, powiązanej ze stosunkiem pracy i kartoteką osobową zatrudnionych. Znaczy to, że każdy pracodawca, niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczby przyjętych do pracy osób, rozpoczyna oraz nadzoruje, oddzielnie dla każdego zatrudnionego, akta osobowe.

Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z daty 28 V 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentów w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu koordynowanie kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Pracodawca tworzy i nadzoruje odrębnie dla każdego zatrudnionego dokumenty osobowe, złożone z 3 części:
• A – zawiera dokumenty zgromadzone w powiązaniu ze staraniem się o pracę
• B – obejmuje dokumenty dotyczące powstania stosunku pracy i historii zatrudnienia
• C – gromadzi akta powiązane z zakończeniem pracy danej osoby

Część A - akta skupione w powiązaniu z ubieganiem się o pracę, jest to tzw. katalog danych osobowych.

Dokumenty, których zatrudniający może żądać od kandydata, są sprecyzowane w Rozporządzeniu z dnia 28 V 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz metody prowadzenia kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:

• akty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, wymagane do wykonywania konkretnej pracy,
• uzupełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę,
• zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na konkretnym miejscu pracy,
• akty zatrudnienia z byłych miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty poświadczające okresy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeżeli konieczność ich przedstawienia wypływa z odmiennych przepisów.

Kandydat ubiegający się o pracę ma możliwość ponadto przedstawić z własnej inicjatywy inne akta, jak akty oraz certyfikaty poświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności biznesowe, zaświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.

Nie wolno zapominać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych zatrudnionego jedynie duplikaty albo odpisy przedstawianych aktów. Oryginałów należy żądać tylko do wglądu albo w celu sporządzenia duplikatu albo odpisu.

Część B – akty dotyczące stworzenia stosunku pracy.

Po skończeniu trybu przyjęć, pracodawca może żądać, od pracownika właśnie zatrudnionego, podania, prócz informacji, które pozyskał podczas starania się o pracę, również dodatkowych informacji. Podstawą jest artykuł 221 § 2 Kodeksu Pracy. Fundamentalnym dokumentem, który spisuje pracodawca, kiedy zaweźmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeżeli ponadto określił pracownikowi obszar jego obowiązków, to trzeba go również przetrzymywać w tej części akt osobowych. W tym miejscu muszą się także znaleźć:

• orzeczenia lekarskie powiązane z badaniami okresowymi oraz kontrolnymi,
• świadectwo ukończenia wymaganego kursu BHP,
• PIT-2,
• deklaracja pracownika – posiadającego dzieci o zamiarze albo braku korzystania z praw macierzyńskich czy ojcowskich, prawach pracownika , pod którego opieką znajduje się dziecko do lat 4, prawach pracownika , pod którego opieką znajduje się dziecko do lat czternastu,
• kwestionariusz osobowy dla pracownika,
• oświadczenie dotyczące podniesionych kwot uzyskania wpływów,
• formalne potwierdzenie zapoznania się pracownika z zawartością przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych poufnością służbową, informacją pracowniczą, zawartością regulaminu pracy,
• deklaracja o niemożliwości pracy u konkurencji, jeżeli została zawarta,
• deklaracja pracownika z życzeniem przelewania wypłaty na konto bankowe,
• oświadczenie dotyczące jednakowego odnoszenia się do siebie,
• akty powiązane oddaniem dobra pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami-sankcjami dyscyplinarnymi, zaniżonym wymiarem czasu pracy albo odrębnym rozłożeniem czasu pracy.

Mogą tu również odnaleźć się dokumenty dotyczące oddania pracownikowi wypoczynku macierzyńskiego lub ojcowskiego albo bezpłatnego.

Tak jak w poprzedzającej części akt osobowych – tutaj również – zebrane dokumenty powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane.

Część C – akty związane z ustaniem zatrudnienia, tj.:

• duplikat wydanego świadectwa pracy,
• deklarację o wymówieniu albo unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem stron,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.