Każdego dnia napotykamy się z pojęciem „dokument”, jednakże niecałkowicie zdajemy sobie sprawę z tego, co się ukrywa za tym sformułowaniem. „Dokumentem” jest dla nas ważna nasz dowód osobisty, umowa czy drukowany list elektroniczny, o który prosi kierownik. Szukanie określenia tego hasła też nie jest proste – w polskim prawodawstwie nie występuje jego uniwersalna definicja. Prawo administracyjne pomaga nam troszkę, rozróżniając dokumenty osobiste od dokumentów administracyjnych. Niełatwo jednak ustalić właściwie, co kryje się za tymi określeniami. Tu z pomocną dłonią przychodzi nam domyślność, gdyż to właśnie poprzez domysły możemy odróżnić typ i specyfikę tego „dokumentu”. Stąd też dokumentami będą dla nas: świadectwa skończenia szkoły, paszporty, ważne e-maile, umowy, istotne teksty, mające formę oficjalną, akty prawne, akty notarialne, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i in..

Orientując się mniej więcej co to wzór dokumentu, wolno zaryzykować twierdzenie, że wiele z nich damy radę stworzyć własnoręcznie (dla przykładu umowy dzierżawy bądź wynajmu lokalu, służbowe e-maile). Żeby papiery te nie odbiegały od odgórnie utartego zwyczaju, z reguły stosuje się szablony dokumentów. Upraszczają one z pewnością tworzenie ogromnej ilości umów lub też dokumentów periodycznych. Szablonem jest standardowy schemat, coś z góry uznanego, co ułatwia w dużym stopniu pracę z wielką ilością takich samych papierów. Przypuśćmy, że osoba pracująca w księgowości, mająca do utworzenia dwieście umów, gdyby pisała je osobno, nie dałaby rady skończyć tego czynić przez następny miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i usprawnić swoja pracę. W takim wypadku wpisuje tylko najważniejsze informacje w pierwotnie opracowane pola edycji. Ze skontrolowaniem robota pochłonie jej 3 dni.

Dla ułatwienia można też użyć wzory umów, które są przyporządkowane do danego zdarzenia. Powszechnie należy scharakteryzować je jako szablony tematyczne, dotyczące specyficznego przedmiotu. Dlatego na przykład gdy chcemy wystawić umowę dzierżawy, możemy skorzystać ze specyficznego szablonu – wzorca umowy dzierżawy. Takie zachowanie skraca okres pracy, który niezbędny byłby do stworzenia całej umowy na nowo.

Morał jest prosty – w dobie oszczędności czasu pracy, trzeba upraszczać sobie żywot, używając wszelakiego rodzaju udogodnień, jakie oddaje nam innowacyjna technika.