Systematycznie stykamy się z określeniem „dokument”, tymczasem niecałkowicie jesteśmy świadomi tego, co się kryje za tym terminem. „Dokumentem” będzie dla nas kluczowa nasz dowód osobisty, umowa czy drukowany e-mail, o który prosi przełożony. Poszukiwanie określenia niniejszego słowa też nie jest łatwe – w polskim prawie nie występuje jego uniwersalna terminologia. Prawo administracyjne podpowiada nam troszeczkę, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów administracyjnych. Ciężko jednak stwierdzić konkretnie, co chowa się za tymi definicjami. Tu z pomocą przychodzi nam intuicja, gdyż to akurat intuicyjnie jesteśmy w stanie rozróżnić pochodzenie i formę tego „dokumentu”. I tak dokumentami są dla nas: nasze dowody tożsamości, istotne teksty, które mają formę urzędową, akty prawne, ważne e-maile, paszporty, umowy, akty skończenia szkoły, akty notarialne,świadectwa pracy i in..

Wiedząc z grubsza czym jest dokument, można zaryzykować spostrzeżenie, iż większość z nich możemy napisać samodzielnie (np. dokumenty wydzierżawienia lub też najmu domu, służbowe e-maile). Żeby papiery te nie odchodziły od uniwersalnie utartego zwyczaju, z reguły wykorzystywane są szablony dokumentów. Ułatwiają one z pewnością wypisywanie niezliczonej liczby umów lub dokumentów periodycznych. Wzorcem jest rutynowy schemat, coś wcześniej przyjętego, co upraszcza w znacznym stopniu działanie z wielką liczbą jednakowych dokumentów. Dajmy na to księgowa, która ma do spisania 200 umów, gdyby pisała je pojedynczo, nie dałaby rady skończyć tego robić przez następny miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i usprawnić swoja robotę. W tym przypadku wpisuje jedynie najbardziej istotne dane we wcześniej stworzone pola edycji. Ze skontrolowaniem robota pochłonie jej 3 dni.

Żeby ułatwić pracę należy równie dobrze zastosować wzory umów, które są przyporządkowane do specyficznego wydarzenia. Powszechnie należy określić je jako szablony tematyczne, dotyczące konkretnego przedmiotu. I tak np. jeśli mamy ochotę stworzyć umowę wynajmu, mamy okazję skorzystać ze specjalnego szablonu – wzoru umowy wynajmu. Takie zachowanie zmniejsza okres pracy, który nieodzowny byłby do stworzenia całościowej umowy na nowo.

Morał jest oczywisty – w okresie oszczędności czasu pracy, należy ułatwiać sobie żywot, korzystając z wszelkiego rodzaju usprawnień, jakie oddaje nam współczesna technologia.