Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. Zawiera ona bowiem wszelkie niezbędne dane służące do ustalenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak więc powinna ona wyglądać?

Każdego miesiąca pracodawca musi obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od każdego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku też przesłać pracownikowi i urzędowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z ze skarbówką. Zobowiązany jest też co miesiąc wyliczać składki na ubezpieczenia rentowe, chorobowe, emerytalne i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przesłać do ZUS i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak na przykład deklaracja DRA, która służy do rozliczeń z ZUS. Te informacje zawarte są właśnie w liście płac pracownika.

Dobrze sporządzona lista płac musi zawierać takie dokumenty jak:

  • imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, np. w formie raportów lub zestawień pracy prowizyjnej, akordowej, zadaniowej,
  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
Na podstawie tych danych ustalane jest wynagrodzenie brutto, wyliczane są składki i uiszczany jest podatek dochodowy. Z końcowych wyliczeń powstaje wynagrodzenie netto, czyli rzeczywiste, jakie wypłacane jest zatrudnionym.

Konieczność tworzenia dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z Kodeksu Pracy i Ustawy o rachunkowości. Do odprowadzania należnych składek i uiszczania zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych, obligują pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac umocowana prawnie jest przez:

  • rozporządzenie Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).
  • rozporządzenie Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),