Lista płac to jeden z najistotniejszych składników dokumentacji pracowniczej. Zawiera ona bowiem wszystkie informacje służące do wyliczenia wymiaru składek ZUS-owskich, wynagrodzenia za pracę oraz podatku dochodowego. Jak zatem powinna ona wyglądać?

Co miesiąc pracodawca musi wyliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego pracownika, pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku też przesłać urzędowi i pracownikowi deklaracje niezbędne do rocznego rozliczenia z fiskusem. Musi też co miesiąc wyliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, rentowe, emerytalne i zdrowotne, odliczyć je z wynagrodzenia, przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i wypełnić odpowiednie dokumenty ubezpieczeniowe, takie jak np. deklaracja DRA, służąca do rozliczeń składek. Te informacje zawarte są właśnie w liście płac pracownika.

Nakaz tworzenia dokumentacji pracowniczej wynika bezpośrednio z KP oraz Ustawy o rachunkowości. Do uiszczania należnych składek i uiszczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zobowiązują pracodawcę odrębne ustawy. Lista płac nakazana jest przez:

  • rozp. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.5.1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zmianami).
  • rozp. Ministra Finansów z 15.12.2000 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 116, poz. 1222 ze zmianami),
  • rozp. Ministra Finansów z 18.12.1998 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 161, poz. 1078 ze zmianami),

Dobrze sporządzona lista płac powinna zawierać takie dokumenty jak:

  • zestawienia godzinowe pracy (jeżeli czas pracy w godzinach jest podstawą obliczenia wynagrodzenia),
  • dokumenty potwierdzające wykonaną pracę i jej efekty, na przykład w formie raportów lub zestawień pracy akordowej, prowizyjnej, zadaniowej,
  • listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni albo dni i godzin pracy oraz z podziałem na przyczyny nieobecności w pracy,
  • imienne kart pracy (jeżeli są stosowane do rozliczenia czasu pracy i efektów wykonywanej pracy),
  • zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych i potwierdzenia wykonania tej pracy,
Na podstawie tych dokumentów obliczane jest wynagrodzenie brutto, obliczane są składki i uiszczany jest podatek dochodowy. Końcowy efekt daje wynagrodzenie netto, czyli rzeczywiste, które wypłacane jest pracownikowi.