Lista płac to dokument księgowy, stosowany w rachunkowości i potwierdzający naliczenie wypłat dla pracowników, wraz ze wszelkimi składkami płaconymi zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. W jaki sposób należycie ją sporządzić?

Lista płac jest również punktem wyjścia dla należytego sporządzenia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także należytemu zaksięgowaniu płac. Sporządzana jest z reguły co miesiąc, ponieważ tak powszechnie nalicza się wypłaty wynagrodzeń. W myśl rozporządzenia Ministerstwa Finansów, lista płac dla poszczególnych pracowników powinna zawierać:

  • zapisy o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu przez pracownika
  • dane pracownika, t.j. imię i nazwisko, NIP, PESEL, adres
  • zapisy o przyznanych prowizjach dla pracownika
  • datę sporządzenia
  • numery stron
  • miesiąc, którego dotyczy
  • zapisy o wysokości odprowadzonych składek ZUS-owskich w danym miesiącu
  • podpisy osoby sporządzającej i akceptującej
  • zapisy o wynagrodzeniu netto i brutto za dany miesiąc
  • zapisy o wysokości podstawy wymiaru o odliczania składek i podatku
  • zapisy o wysokości odprowadzonej zaliczki na pit w danym miesiącu
  • oznaczenie albo nazwę listy płac
  • zapisy o przyznanych nagrodach dla pracownika
  • nazwę pracodawcy
  • zapisy o zwolnieniach chorobowych za dany miesiąc zgłoszonych przez pracownika
  • wykaz nadgodzin pracownika
  • zapisy o przyznanych premiach dla pracownika
W przypadku gdy firma zatrudnia znaczącą ilość pracowników, z reguły „lista płac” przedstawia zastawienia zbiorcze o ilości uiszczonych składek, o wysokości odprowadzonej zaliczki do urzędu skarbowego, wysokości wypłaconych wynagrodzeń, a informacje, które dotyczą poszczególnych pracowników umieszczane są na indywidualnych 'kartach przychodów'.