Szablon dokumentu to podstawa dla tworzonych kolejno kopii dokumentów. Ułatwia i przyspiesza pracę w firmie.

Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i ewentualnie niektóre elementy dokumentu. Ma za zadanie ułatwić edytowanie dokumentu. Korzystając z zrobionego szablonu, nie musimy przygotowywać dokumentu od początku. Korzystamy z jego bazowej opcji. Uzupełniamy tylko dane w polu jego edycji. W tym momencie przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z przygotowaniem odpowiedniego dokumentu. Tyczy się to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej używamy. Wśród nich m.in. :


- umowy o pracę,
- wezwania do zapłaty,
- potwierdzenia zapłaty,
- umowy o dzieło.,
- rachunki,
- umowy zlecenia,
- potwierdzenie odbioru,
- faktury

Przykładem są także faktury abonamentowe w księgowości. W tej sytuacji specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie wzorca.

Szablony można, a nawet powinno się edytować, by były spójne z systemem identyfikacji wizualnej własnej firmy. W związku z tym ważne jest zamieszczenie na nich logo i użycie konkretnego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą spersonalizowanego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z wybujałą kolorystyką i wymyślną stylistyką konkretnego dokumentu. Szablony powinny być proste i czytelne.