Wzorem dokumentu możemy określić każdy prototyp, na zasadzie którego został utworzony inny dokument. Użycie niniejszego wzoru w znaczny sposób pozwala skrócić czas generowania dokumentu. Korzystając ze wzoru dokumentu, mamy możliwość również zminimalizować sytuacje pojawienia się błędów w dokumencie, który wystawiamy.

Specyficznym typem aktu prawnego, jest dokument księgowy, jaki tworzy się w wyniku utrwalenia pisemnie procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy poszczególnymi subiektami lub stronami. Taki dokument często nazywany jest dowodem, bo na jego zasadzie możemy dowodzić swoich roszczeń zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.

I tak też mamy możliwość podzielić je na:

Zastępcze – stworzone do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
Zewnętrzne obce - stworzone przez kontrahentów z zewnątrz, np. rachunki i faktury,
Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to np. obrotu magazynowego, dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych, ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej dokonane zapisy wg nowych kryteriów klasyfikacyjnych,,
Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i przekazane w oryginale kontrahentowi
Korygujące.

Dowody księgowe odgrywają bardzo ważną funkcję także jako podstawa zeznania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie mogą zawierać w żadnym wypadku błędów, przeróbek lub prób wymazania informacji. Dokument z powyższymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.

Dowód księgowy musi posiadać m.in.:

Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
Określony typ dowodu,
Czas wydarzenia i czas stworzenia dowodu księgowego,
Opis funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu
Adnotację stwierdzającą kontrolę i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien zostać sporządzony w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, jak i jednostek kontrolnych, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim znajdą, powinny być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (naliczone po kursie z dnia utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie takich dokumentów.