Płatnik składek ma obowiązek obliczać, odliczać, rozliczać i opłacać składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenia robione są na dokumentach rozliczeniowych – zestawienie dokumentów dotyczący danego m-ca składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz dołączonych do niej raportów miesięcznych ( ZUS RZA, ZUS RCA, ZUS RSA ).

Oświadczenie ZUS DRA – dokument ogólny dotyczący wszelkich tytułów i wszystkich ubezpieczonych. Rozliczane są w niej opłaty na FP i FGŚP, ubezpieczenia społeczne, zdrowotne ale również wypłacone w tym samym m-cu zasiłki i zasiłki rodzinne i opiekuńcze.

Płatnik rozliczający opłaty wyłącznie na swoje ubezpieczenie, przekazuje do ZUS tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA bez raportów miesięcznych. Jeżeli płatnik ten w ostatnio przedstawionej deklaracji podał jako podstawę wymiaru opłat na ubezpieczenie społeczne 30% najmniejszego honorarium albo 60% przeciętnego, a na ubezpieczenie zdrowotne sumę minimalnej podstawy wysokości składek, jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia rozliczeniowego za następny miesiąc. Osoba ta jest uwolniona od konieczności składania dokumentów rozliczeniowych za następny miesiąc także wtedy, kiedy zmiana w stosunku do m-ca wcześniejszego jest uwarunkowana jedynie zmianą najmniejszego honorarium albo przeciętnego wynagrodzenia.

Czas składania:

płatnik składek zobowiązany jest przesłać deklarację rozliczeniową, imienne sprawozdania miesięczne i opłacić opłaty za bieżący m-c, nie później niż:

o do 5 dnia kolejnego m-ca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych oraz gospodarstw pomocowych,
o do dziesiątego dnia kolejnego m-ca – dla osób fizycznych, płacących składkę wyłącznie za siebie,
o do 15 dnia kolejnego m-ca – dla pozostałych płatników.

Miejsce składania:

deklarację rozliczeniową a także imienne sporządzenia miesięczne płatnik opłat przekazuje bezpośrednio do oznaczonej przez Zakład Usług Społecznych jednostki organizacyjnej.

Opis oświadczenia ZUS DRA:

1. Informacje organizacyjne
liczba w miejscu 01 oznacza czas składania oświadczenia
numer oświadczenia jest prawie zawsze taki sam – 01 – natomiast kolejne dane charakteryzują m-c oraz rok, za który określona deklaracja została sporządzona
2. Informacje określające płatnika składek
dane identyfikacyjne przedstawione w deklaracji winny być takie same z tymi podanymi w druku ZUS ZFA
3. Pozostałe dane
w pozycji 01 podajemy liczbę osób ubezpieczonych
miejsce 02 wskazuje czy płatnik stara się o dofinansowanie pracowników z PFRON lub budżetu państwa
w pozycji 03 przedstawiona jest obowiązująca danego płatnika wysokość ubezpieczenia wypadkowego
4. Zestawienie obowiązkowych rat na ubezpieczenia społeczne i źródeł finansowania
5. Zestawienie wydanych świadczeń, podlegających rozliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
6. Rozliczenie części IV i V
ostateczna kwota rat na ubezpieczenia społeczne, która została po rozliczeniu wydanych świadczeń podlegających naliczeniu w ciężar rat na ubezpieczenia społeczne
7. Zestawienie przysługujących rat na ubezpieczenie zdrowotne
składka na ubezpieczenie zdrowotne nie podpada żadnym ulgom – jest identyczna taka sama zarówno w ulgowej jak i normalnej wielkości rat ZUS
8. Zestawienie należnych rat na FP oraz FGŚP
9. Zestawienie należnych rat na fundusz emerytur pomostowych
10. Deklaracja dochodu (tyczy się osób, które płacą raty jedynie za siebie)
11. Oświadczenie płatnika rat
w miejscu 01 winna pojawić się informacja zgodna z terminami ustawowymi

Archiwizacja:

kopie oświadczeń obliczeniowych i poprawy niniejszych akt płatnik ma przymus przechowywać przez okres dziesięciu lat od dnia ich przekazania do ZUS. Mogą być przetrzymywane w formie dokumentu pisemnego bądź elektronicznego.